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在某些情况下,双方当事人按照诚实守信的原则实施相关合作事项,并未因倒签合同给双方当事人的利益造成损害,但倒签合同不仅与企业内控制度中关于风险防范的目标相悖,也不符合企业管理制度的要求,同时还存在较大的法律风险和经营管理风险,在实践中应当控制和避免倒签合同。
如何解决合同倒签以及如何防范呢?
加大对各级企业、各部门负责人、合同管理人员和承办人员的培训力度,使其增强依法经营管理意识和重合同守信用意识,充分认识到规范签订合同对于防范经济纠纷发生、保护企业合法权益的重要性,熟悉合同法律知识、企业合同管理制度流程和相关工作要求,熟练掌握合同管理操作实务,进一步提高合同管理的质量和效率。
内控制度规范了经营管理过程中的诸多环节,是规范管理、防范风险的重要手段;合同管理制度是合同管理操作环节中应遵循的基本制度,两者是相互支撑的制度体系,缺一不可。在项目实施之前,务必按照内控制度和合同管理要求,依照项目管理程序,充分做好各项事前准备工作,规范签订相关合同。
针对项目计划安排、项目审批程序等特点,根据生产经营的实际,把合同项目划分为重大项目、常规性项目、应急性项目、零碎性项目。重大项目是指企业根据生产经营需要,对超出部门授权权限的投资金额较大、涉及层面较多、影响范围较广,必须按照重大项目管理程序实施管理的项目,如重大投资、采购、战略合作项目;常规性项目是指按照企业年度、季度或月度常规下达计划实施的项目,如维护类项目;应急性项目,指在生产经营过程中不可预测的、须做出及时反应的突发性事件,如特殊物资采购类项目;零碎性项目是指企业生产经营工作实际中经常发生的较小金额项目和一些零碎项目,如小型维护工程设计、施工类项目。从风险评估的角度出发,应针对不同项目的性质和情况对合同管理分别采取相应的措施,合理调整优化项目管理流程和要求,尽量避免倒签合同的情况发生。
在项目实施过程中,加强企业合同管理工作环节中各个部门之间的沟通和协调,进一步简化合同审批管理程序,减少重复、无效的管理环节,优化OA合同管理系统的审批流程,提高合同审批效率,尽快完成合同审批,保证合同的及时签订。
加强对合同管理部门和合同承办单位的管理,对合同管理工作中易出现纰漏失误的环节进行监督和指导,对随意倒签合同的行为进行通报批评并予以考核,对规避监督管理的行为进行严肃处理。
总之,合同是平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,是保护合同当事人的合法利益、维护社会的经济秩序的重要依据。合同倒签和补签潜伏着许多风险,各级企业应当按照公司内控制度流程和合同管理的要求,在项目实施前规范签订书面合同,避免合同倒签引起的不必要的合同纠纷,保障各类项目的顺利实施。
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