用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

来源：互联网 2023-02-21 15:46:58 266

在打印有很多数据的电子表格时，有时需要在每页的最后一行加上“每页小计”。可以通过添加“临时列”的方法确定每页行数，然后通过“分类汇总”功能生成每页小计，最后调整整个表格的行高，让每页小计所在的行正好位于每页的最下方。

工具/原料

现有一个电子表格，由于内容比较多，要打印很多页；而且需要在每一页的末尾打印出本页“金额”项（如图）的小计。

在当前表格的右侧，添加一个临时列，列标题取名“打印页码”。此列标题将在后面作为分类汇总的依据。

用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

确定每页打印多少行，在这里确定 20 行。在新添加的“打印页码”列上，先选中前 20 行——输入数字 1 ——按下 Ctrl 回车——数字 1 被填充到选中的前 20 行的单元格中。

用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

使用同样的方法，在接下来的每个 20 行中，依次输入 2、3、4……，直到数据表格的末尾。

用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

依次点击“数据”——“分类汇总”，将弹出“分类汇总”对话框，在该对话框中，“分类字段”选择“打印页码”，“汇总方式”选择“求和”，“选定汇总项”选择数据表格中的“金额”列。

用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

分类汇总完成，这样数据表格中每 20 行数据产生一个“金额”的分类汇项。但是，该分类汇总项并不正好在每页的末尾（可以通过“打印预览”功能查看）。

用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

为了让分类汇总行正好在每页的末尾，可以通过调整数据表格的行高来实现。

选中数据表格中的所有行（包括分类汇总生成的行），移动鼠标到电子表格软件左侧的两个行号中间，微调行高，直到分类汇总行正好在每页末尾。

用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

在分类汇总生成的行中，找个合适的单元格，键入“本页小计”字样。可以加粗字体以更加醒目。表格最后的总计行，也可以加入“总计”字样。

用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

最后，移动鼠标到本经验刚开始添加的“打印页码”列（本经验使用的表格是 H 列）的列标右侧，点按、拖动直到该列被完全隐藏。

这时再打印预览，可以看到每页末尾的行都增加了“本页小计”。

用“分类汇总”功能为电子表格生成“每页小计”

以上步骤在 Excel 2007 中完成。

需要说明的是，本经验中提到的分类汇总等功能，在其他电子表格中也适用，只是软件界面稍有差别。下面的视频是在 LibreOffice Calc 电子表格软件中录制的。

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