Excel技巧之——“数据有效性”的另类用法

来源：互联网 2023-02-20 19:41:15 325

Excel中有一项功能，名为“数据有效性”，在输入数据的过程中作用很大，可以防止输入数据错误等，对保证原始数据的正确性效果很好，来看示例：

工具/原料

 office/

方法/步骤

跨表使用数据有效性：

先制作一份无误的客户名称表，为以后输入数据提供准确无误的的原始数据，选中客户名称列，单击菜单栏“插入→名称→定义”（ctrl F3）打开“定义名称”对话框，为当前选中区域定义一个名称为”客户名称“（也可以按需要自定义），在”应用位置框中“输入或选择相应的单元格区域，确定即可定义一个名称呢。

Excel技巧之——“数据有效性”的另类用法

在实际工作中，例如需要录入xx月份的销售明细表，在表中即可利用数据有效性进行，保证原始数据的正确性。选中表中的客户列，单击菜单栏”数据→有效性“，打开”数据有效性“对话框，在”设置“选项卡下，设置”允许“为序列，来源中输入步骤一定义的名称：客户名称，即可为客户列设置了数据有效性，在以后输入客户的信息时即可在下拉列表中选中，也可以手动输入，如果手动输入有误的话，会有错误提示，即可保证的原始数据的准确无误。

PS:因为数据有效性不允许跨表使用，因此通过定义名称的方法来实现跨表使用

Excel技巧之——“数据有效性”的另类用法

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扩展：如果以后在原始表格中增加了客户，例如增加了5个客户，只要再次打开“定义名称”对话框，选中已定义的名称，在应用位置框中将新增加的单元格区域添加即可

Excel技巧之——“数据有效性”的另类用法

必杀技：在步骤一定义名称时，还可以将其定义为动态的，这样只要在”原始“表中新增客户，excel会自动扩展，无需上步骤那样手动修改。

在”引用位置“中输入公式：=offset(原始!$A$2,0,0,counta(原始!$A:$A)-1），确定即可。以后在”原始“表中新增客户时，数据有效性的下拉列表会自动扩展。

PS：offset函数为引用函数，本公式其解释就是以a2单元格为参照点，向下向右分别偏移0行0列（参数2、3指定），返回参数4和5指定的单元格区域，本例中，参数4为统计文本的个数，就是统计出a列中文本的个数,并减去1（此为本公式的关键，由于a列中的文本个数可变，因此，参数4的值为可变，导致了offset函数返回的单元格区域为一个动态区域。），本例中，参数5省略，表示返回区域的列数为1

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